公司新采购了一批专业软件，IT 部门忙着部署，员工急着上手干活。可没过几天，财务发现有几台电脑的授权被停用了，项目进度直接被打乱。这种情况其实很常见，问题往往出在授权管理上。
一、搞清楚授权类型，别买错了
很多软件的专业版提供多种授权方式，比如永久授权、订阅制、单机授权、网络浮动授权。如果公司有 10 个人轮流用一台设计工作站，买单机授权就浪费了；反过来，要是每个员工都有固定电脑，却买了浮动授权，可能高峰期根本抢不到许可。
举个例子：小李公司买了 5 个 Adobe Creative Cloud 订阅账号，结果有 8 个人要用，经常出现“授权已达上限”的提示，最后只能临时补购，多花了一笔钱。
二、激活信息要统一归档
谁负责安装，谁就顺手把授权码、激活邮箱、购买凭证整理到共享文档里。别等到硬盘坏了、人员离职，才发现没人知道某个关键软件的密码。
建议用表格记录：软件名称、版本、授权数量、有效期、负责人、激活设备名。哪怕只是记在内网 Wiki 上，也比散落在个人微信聊天记录里强。
三、定期检查授权状态
订阅类软件容易忽略续费时间。可以设置日历提醒，在到期前一个月就开始处理。有些企业用自动化工具监控，比如通过脚本定期拉取 Microsoft 365 或 Autodesk 的授权使用报告。
示例脚本（获取本地已激活 Office 版本信息）：
wmic path <strong>OfficeProduct</strong> get <strong>Name, LicenseStatus, Description</strong>四、员工流动时及时回收授权
老王离职后，他的设计软件账号还挂在公司账户下，新员工小张没法绑定。更麻烦的是，有些授权按设备激活，换人不换设备还好办，换了电脑就得重新分配。
标准流程应该是：离职交接时，IT 确认所有授权已解绑或转移。尤其是笔记本带走的情况，必须远程注销授权，避免资源浪费或泄露。
五、注意合规，别踩法律红线
一个部门私自下载破解版专业软件，看起来省了钱，一旦被查，轻则补缴费用，重则面临法律诉讼。某制造企业就曾因使用未授权的 CAD 软件被索赔数十万元。
内部可以不定期做授权审计，对照实际安装数量和购买数量。发现偏差及时处理，别等问题找上门。
六、善用厂商提供的管理工具
Microsoft、Adobe、Autodesk 等都提供在线管理后台，能查看激活设备、强制登出、批量分配权限。把这些工具用起来，比手动记录高效得多。比如登录 Autodesk Account 后台，能看到每套 Maya 或 AutoCAD 当前在哪台机器上运行，管理员可以直接远程释放授权，给急需的人用。